למי מיועד מודול התוכניות החינוכיות?
לרשויות מקומיות, לרשתות חינוך, לעמותות ולכל ארגון שמפעיל תוכניות חינוכיות במוסדות חינוך. רשות מקומית מנהלת בו את כל התוכניות שפועלות בבתי הספר שלה, גם כשמפעילים אותן גופים שונים.
מה ההבדל בין תוכנית, תת‑תוכנית וקבוצה?
תוכנית היא המסגרת כולה, למשל מצוינות במתמטיקה. תת‑תוכנית מחלקת אותה, למשל לפי שכבת גיל. קבוצה היא התלמידים שלומדים יחד בבית ספר מסוים, עם אחראי, מקצוע ומערכת שעות.
איך מדווחים נוכחות במפגש?
איש הצוות פותח את המפגש בנייד או במחשב ומסמן מי הגיע. אפשר לקבוע שדיווח הנוכחות בקבוצה הוא חובה, והמערכת יכולה לשלוח תזכורת ב‑SMS על דיווח שלא מולא.
מה קורה כשמפגש מתבטל?
מסמנים שהמפגש בוטל ובוחרים סיבה מתוך רשימה שהרשות מגדירה. בלוח הבקרה רואים כמה מפגשים התקיימו וכמה לא.
אפשר לדעת באילו תוכניות משתתף תלמיד מסוים?
כן. בתיק האישי של כל תלמיד יש לשונית תוכניות, עם התוכניות שלו, הקבוצה, תאריך תחילת ההשתתפות והסטטוס: מועמד, נרשם, לומד, בוגר או עזב. כל שינוי סטטוס נשמר בהיסטוריה.
אילו נתונים אפשר לאסוף על תלמיד בתוכנית?
כל תוכנית מגדירה טבלאות נתונים משלה, למשל ציונים, מבחנים ומעקב אישי. הנתונים נשמרים בתיק התלמיד, בלשונית נתונים ומדדים, ואפשר לייצא אותם לאקסל.
איך עוקבים אחרי שעות העבודה של הצוות?
בטבלת שעות העבודה רואים לכל איש צוות כמה שעות עבד בכל יום, ובצבעים: מה לא דווח, מה מחכה לאישור ומה אושר. דיווחים מאושרים יוצאים לדוח השכר, וגם דיווחי הנסיעות מסומנים בטבלה.
מה רואים בלוח הבקרה?
כמה תוכניות, קבוצות, בתי ספר, תלמידים ואנשי צוות יש, מעקב נוכחות, כמה מפגשים דווחו והתקיימו, רשימת מפגשים ללא דיווח, ואחוז מילוי הדיווחים של כל איש צוות. אפשר לסנן לפי תוכנית ולפי שנת לימודים.
אפשר למנוע שיבוץ כפול של תלמיד?
כן. בכל תוכנית אפשר להפעיל בדיקת התנגשויות, והמערכת מתריעה כשמפגש חדש מתנגש עם מפגש אחר. אפשר גם לקבוע שמשתתף חדש בקבוצה יצורף מעצמו למפגשים הקיימים שלה.
המודול מתחבר לשאר המערכת?
כן. הוא חלק מסמארט קמפוס: התוכניות והנוכחות מופיעות בתיק התלמיד ובתיק העובד, אפשר לבנות לתלמיד תוכנית אישית, לשלוח טפסים ושאלונים, ולראות הכול בדשבורדים.
מי רואה את המידע על התלמידים?
כל משתמש רואה את מה שההרשאות שלו מאפשרות, לפי התפקיד שלו. בתיק האישי כל צפייה והורדה נרשמות.
איפה המידע נשמר?
בשרתים בישראל, בתשתית הענן של AWS. Smart Campus מוסמכת לתקני ISO 27001 ו‑ISO 27799, והיא ספק מורשה של משרד החינוך.
