מודול נוכחות חניכים

דוח נוכחות בדקה.
תמונת מצב מיידית.

המדריך מסמן מהטלפון מי נוכח, מי מאחר ומי חסר, ורואה מי נמצא בחוץ לפי השער. ההנהלה מקבלת דוח מרוכז של כל הקבוצות, וכל הערה נשמרת בתיק האישי.

תיאום הדגמה אישית איך זה עובד

תבניות עם שאלות פתיחה מסונכרן עם השער הערה קצרה על כל חניך דוח מרוכז להנהלה

הדר בן ישיכניסה נרשמההמדריכה סימנה כניסה מתוך הדוח

נוכחות בוקריום ב׳ 12.10 · 08:00

263/284נוכחים

גליל8/10

אגוז23/25

תמר25/27

כל 12 הקבוצות דיווחו · 07:58

254921

עידו שגיאחשוב״שקט מהרגיל, לא אכל ארוחת בוקר.״

התהליך המלא

יום שני, 07:40.
רותם מדווחת נוכחות בוקר.

קבוצת גליל, אחת מ-12 קבוצות בפנימייה, עשרה חניכים. כך עובר הדוח: מהתבנית של מנהלת הפנימייה, דרך הטלפון של המדריכה, ועד ההנהלה והתיק האישי.

1שני, מנהלת הפנימייה

דרישת דיווח חדשה

שם הדיווח

הגדרת מועד הדיווח

הוסף תאריך סיום

בחירת ימים לשליחת הדוח

יום א׳יום ב׳יום ג׳יום ד׳יום ה׳יום ו׳שבת

רשימת מדווחים

קטגוריהפנימייה

קבוצותנבחרו (12)

גלילאגוזתמרועוד 9

משתמשים אחראייםנבחרו: 12

רותם אלמוגאלון גריןועוד 10

מקבלי תוצאות הדיווח

מקבלי תוצאות הדיווחנבחרו: 2

יעל ברקשני דהן

?הוספת שאלון

שאלה חובה

שאלה

פורמט התגובהתשובה מפורטת

שאלה חובה

שאלהאיך הייתה ההשכמה?

פורמט התגובהסולם לינארי

1קשה5מצוינת

+ הוסף שאלה

ביטולשמור✓ נשמר

התבנית נשמרהנוכחות בוקר תיפתח ל-12 קבוצות בימים א׳-ה׳

דוח נפתח

2רותם, מדריכת גליל

לוח בקרהדיווחיםתבניות

נוכחות חניכים

יום שני / 12.10.2026

פתוחדווח · 07:54עד 08:00 נוכחות בוקרפנימייה / גליל

- / 10---

יום ראשון / 11.10.2026

דווח · 21:42עד 22:00 נוכחות ערבפנימייה / גליל

10 / 101000

פתוח · עד 08:00

נוכחות בוקר

פנימייה / גליל

סומנו 0 מתוך 10יום ב׳ 12.10.26

1. האם היו אירועים חריגים בקבוצה?

2. איך הייתה ההשכמה?

12345

0/100000

חיפוש

שמורשמור כטיוטהביטול

הדוח נשלחיום ב׳ 12.10 · 07:54

דוח נוכחות בוקר ממתין לךפנימייה / גליל · עד 08:00

הכניסה של הדר נרשמהגם בבקרת השער · 07:51

דוח להנהלה

3יעל, מנהלת המוסד

לוח בקרהדיווחיםתבניות

דיווחיםתלמידיםקבוצותאחראים

דוחות נוכחותהשבוע

נוכחות בוקר

08:0012.10.2026פנימייה

רשימה שמית

קבוצות 12

0דיווחו0%

12לא דיווחו100%

מספר נוכחים0 / 284המאחרים נחשבים נוכחים

000

↑ 2%89%↓ 1%3%↓ 1%7%

דיווח עד 08:00יום ב׳, 12.10.2026

נוכחות בוקר

פנימייהמוצג 12 מתוך 12

סה״כ:

263/2842549217 חשוב

גליל

8/107121 חשוב

אגוז

23/2522121 חשוב

תמר

25/2725021 חשוב

ועוד 9 קבוצות

חניכים

263/2842549217

גליל דיווחה · 07:548 מתוך 10 נוכחים · הערה אחת מסומנת כחשובה

תמר דיווחה · 07:5825 מתוך 27 נוכחים · כל 12 הקבוצות דיווחו

הערות לתיק

4התיק האישי

עידו שגיאגליל · י׳ 2תיק אישי

יום ב׳ 12.10 · 07:52 · רותם, מדריכה״שקט מהרגיל, לא אכל ארוחת בוקר.״חשוב

יום א׳ 11.10 · 22:40 · משה, מדריך לילה״התקשה להירדם, ישב לבד במועדון עד מאוחר.״

יום א׳ 11.10 · 10:15 · אורית, מחנכת״נרדם בשיעור השני, לא הגיש עבודה.״

שינוי בהתנהגות?3 הערות על עידו ב-24 שעות, משלושה אנשי צוות. ההתראה נשלחה לשני ולרותם.מחנכתמדריך לילהמדריכה

נוכחמאחרחסרבחוץ באישורהאישור נגמר

סנכרון עם השער

המדריך רואה מי בחוץ.
בלי להתקשר לשער.

הדוח מסונכרן עם אישורי היציאה ועם בקרת הכניסה בשער. חניך שנמצא בחוץ מופיע בשורה צבועה, וכשהוא חוזר אפשר לרשום כניסה ישר מהדוח.

מאיה רוזןפנימייה / גליל✓ נוכחת

בפנים

שורה רגילה

לפי השער, החניך נמצא במוסד. השורה שלו לבנה, והמדריך מסמן נוכח, מאחר או חסר.

יונתן אזולאיבאישור יציאה · חוזר ב-12:00סמן כניסה

בחוץ באישור בתוקף

שורה כחולה

לחניך יש אישור יציאה בתוקף, ושעת החזרה מופיעה בשורה. חזר מוקדם? לוחצים ״סמן כניסה״ בדוח.

הדר בן ישיהאישור נגמר אתמול ב-20:00סמן כניסה

האישור נגמר והכניסה לא נרשמה

שורה אדומה

שעת החזרה עברה ואין רישום כניסה. אם החניך כבר כאן, ״סמן כניסה״ מעדכן את הדוח ואת בקרת השער יחד.

איך עובדים אישורי היציאה ←

תיעוד בזמן אמת

תיעוד קצר, ברגע הנכון.
שווה יותר מטופס ארוך.

על כל חניך אפשר לכתוב הערה, גם כשהוא נוכח. ההערה מגיעה לרכזים ולהנהלה ונשמרת בתיק האישי. כשכמה אנשי צוות מדווחים על אותו חניך, המערכת מחברת את ההערות ומתריעה על שינוי.

יום א׳ 11.10 · 10:15 · אורית, מחנכת״נרדם בשיעור השני, לא הגיש עבודה.״

יום א׳ 11.10 · 22:40 · משה, מדריך לילה״התקשה להירדם, ישב לבד במועדון עד מאוחר.״

יום ב׳ 12.10 · 07:52 · רותם, מדריכה״שקט מהרגיל, לא אכל ארוחת בוקר.״חשוב

שינוי בהתנהגות של עידו?שלוש הערות ב-24 שעות, משלושה אנשי צוות. מנהלת הפנימייה והמדריכה מקבלות התראה, עוד לפני ישיבת הצוות.

עובדתי וקצר

מה ראית, מתי ואיפה. בלי טופס נפרד: כותבים תוך כדי דוח הנוכחות.

חשוב מסומן בלחיצה

הערה שדורשת תשומת לב מסומנת ⚠. בדוח המרוכז מסננים ״חשוב״ ורואים רק אותן.

כמה זוגות עיניים

מורה, מדריך ומדריך לילה רואים רגעים שונים ביום. יחד הם מראים שינוי שאף אחד מהם לא היה מזהה לבד.

נשמר בתיק האישי

כל הערה נשמרת עם תאריך, שעה ושם הכותב, ומוכנה לישיבת צוות, לשיחה עם הורים או לדוח תקופתי.

תבניות דיווח

מגדירים פעם אחת.
הדוחות נפתחים לבד.

מנהל הפנימייה בונה תבנית לכל דוח קבוע: בוקר, צהריים, ערב או לילה. מאותו רגע הדוח נפתח בזמן אצל האחראים, והמערכת שולחת להם תזכורת. לא צריך לרדוף אחרי מדריכים.

שעה וימים

עד מתי מדווחים ובאילו ימים בשבוע. אפשר להוסיף תאריך סיום לתקופה מוגדרת.

קבוצות ואחראים

בוחרים קטגוריה, למשל פנימייה או בית ספר, את הקבוצות שמדווחות ואת האחראים על הדוח.

מקבלי התוצאות

מי מקבל את הדוח המלא ואת ההערות, למשל רכזים, מנהלים או גורמי טיפול.

שאלות פתיחה

שאלות שהמדריך עונה עליהן לפני הרשימה: תשובה קצרה או מפורטת, סולם, בחירה מרובה, רשימה נפתחת או תיבות סימון.

שאלת חובה

על שאלה שמסומנת כחובה חייבים לענות לפני ששולחים את הדוח.

יום בלי פעילות

חג או יום מיוחד? מכבים את היום בלוח התבניות, ודוחות לא נפתחים בו.

להנהלה

כל הקבוצות בדוח אחד

בלי לאסוף צילומי מסך מהמדריכים ובלי לחבר טבלאות. הנתונים נכנסים ברגע שהמדריך שומר.

בזמן אמת

מי עוד לא דיווח

דוח שעבר את המועד מסומן באדום, ובלוח הבקרה רואים כמה קבוצות דיווחו ואילו עוד לא.

לחיצה על ✗

כל החסרים והסיבות

רשימה אחת של כל מי שחסר במוסד, מכל הקבוצות, עם הסיבה וההערה של המדריך.

לחיצה על ⚠

רק מה שחשוב

ההערות שהמדריכים סימנו כחשובות, בלי לעבור על כל הרשימה.

השוואה

מגמה ולא רק מספר

אחוז הנוכחות, האיחורים והחיסורים בהשוואה לתקופה הקודמת. את הדוח אפשר להדפיס, ואת הנתונים לייצא לאקסל.

מי משתמש

מהמדריך ועד ההנהלה.
לכל אחד התמונה שלו.

1מדריך

מקבל את הדוח בזמן, עונה על שאלות הפתיחה, מסמן את הקבוצה ומוסיף הערות. רואה מי בחוץ לפי השער ומסמן כניסה מתוך הדוח.

2מנהל פנימייה

בונה את התבניות, מקבל את ההערות של הקבוצות שלו ואת ההתראות על שינויים, ויודע במי צריך לטפל היום.

3הנהלה

רואה את כל המוסד בדוח אחד: נוכחות, חסרים והסיבות, הערות חשובות ומגמה לאורך זמן.

4צוות נוסף

מורים, מדריכי לילה ואנשי טיפול מדווחים בדוחות שלהם, וההערות שלהם נכנסות לאותו תיק אישי.

שאלות נפוצות

שאלות שעולות בכל הדגמה

מה קורה אם המדריך לא דיווח בזמן?

הדוח מסומן ״מועד עבר״ באדום, גם אצל המדריך וגם בלוח הבקרה. ההנהלה רואה בכל רגע אילו קבוצות דיווחו ואילו עוד לא.

אפשר לשמור דוח באמצע ולהמשיך אחר כך?

כן. ״שמור כטיוטה״ שומר את מה שכבר סומן, וממשיכים מאותה נקודה.

מאחר נחשב נוכח?

כן. בלוח הבקרה המאחרים נספרים עם הנוכחים, ומופיעים גם בנפרד, כדי שאפשר יהיה לזהות איחורים חוזרים.

איך הדוח יודע מי נמצא מחוץ למוסד?

הוא מסונכרן עם מודול אישורי היציאה ועם בקרת הכניסה בשער. חניך שיצא באישור בתוקף מסומן בכחול, וחניך שהאישור שלו נגמר והוא לא חזר מסומן באדום. בשני המקרים אפשר ללחוץ ״סמן כניסה״ מתוך הדוח.

מי רואה את ההערות שהמדריך כותב?

מי שהוגדר בתבנית כמקבל תוצאות הדיווח, בדרך כלל רכזים והנהלה, ובעלי תפקיד עם הרשאה לתיק האישי. כל הערה נשמרת בתיק עם תאריך, שעה ושם הכותב.

אפשר להוסיף לדוח שאלות משלנו?

כן. בתבנית מוסיפים שאלות שהמדריך עונה עליהן לפני הרשימה: תשובה קצרה או מפורטת, סולם, בחירה מרובה, רשימה נפתחת או תיבות סימון. אפשר לסמן שאלה כחובה.

אפשר לדווח גם מהמחשב?

כן. אותו דוח פתוח באפליקציה ובמחשב, והנתונים מתעדכנים בשניהם.

אפשר לייצא או להדפיס את הדוחות?

כן. רשימת הדוחות מתייצאת לאקסל, והדוח המרוכז מודפס בלחיצה.

זה מתאים גם לנוכחות בבית הספר?

כן. בתבנית בוחרים קטגוריה, למשל פנימייה או בית ספר, ואת הקבוצות שמדווחות. כל דוח מגיע לאחראים שלו.

הצעד הבא

רוצים לראות את זה על הקבוצות שלכם?

בהדגמה נבנה יחד תבנית אחת לפי סדר היום שלכם, ונראה איך הדוח נראה אצל המדריך ואצל ההנהלה.

תיאום הדגמה המדריך: חמישה כללים לדיווח נוכחות

דוח נוכחות בדקה.תמונת מצב מיידית.

יום שני, 07:40.רותם מדווחת נוכחות בוקר.

הגדרת מועד הדיווח

רשימת מדווחים

מקבלי תוצאות הדיווח

?הוספת שאלון

נוכחות בוקר

נוכחות בוקר

נוכחות בוקר

המדריך רואה מי בחוץ.בלי להתקשר לשער.

שורה רגילה

שורה כחולה

שורה אדומה

תיעוד קצר, ברגע הנכון.שווה יותר מטופס ארוך.

עובדתי וקצר

חשוב מסומן בלחיצה

כמה זוגות עיניים

נשמר בתיק האישי

מגדירים פעם אחת.הדוחות נפתחים לבד.

שעה וימים

קבוצות ואחראים

מקבלי התוצאות

שאלות פתיחה

שאלת חובה

יום בלי פעילות

כל הקבוצות בדוח אחד

מי עוד לא דיווח

כל החסרים והסיבות

רק מה שחשוב

מגמה ולא רק מספר

מהמדריך ועד ההנהלה.לכל אחד התמונה שלו.

שאלות שעולות בכל הדגמה

רוצים לראות את זה על הקבוצות שלכם?

דוח נוכחות בדקה.
תמונת מצב מיידית.

יום שני, 07:40.
רותם מדווחת נוכחות בוקר.

המדריך רואה מי בחוץ.
בלי להתקשר לשער.

תיעוד קצר, ברגע הנכון.
שווה יותר מטופס ארוך.

מגדירים פעם אחת.
הדוחות נפתחים לבד.

מהמדריך ועד ההנהלה.
לכל אחד התמונה שלו.