מה זה מודול ניהול הקבוצות?
המקום שבו מנהלים את חניכי המוסד לפי קבוצות: מי שייך לאיזו קבוצה, מי המדריכים שלה, באיזה חדר ישן כל חניך, ומי נמצא עכשיו במוסד. מעבר לקבוצות הקבועות אפשר לפתוח לוחות נוספים לכל חלוקה אחרת, למשל נשארי שבת או טיול.
איך המערכת יודעת מי במוסד ומי בחוץ?
המודול מסונכרן עם אישורי היציאה ועם השער. חניך שיצא באישור בתוקף מסומן בכחול, וחניך שהאישור שלו הסתיים ועדיין לא חזר מסומן באדום, גם ברשימת החניכים וגם בלוח הקבוצות.
מה עושים כשחניך חזר ולא סרק את הקוד בשער?
מסמנים אותו ברשימת החניכים ולוחצים ״כניסה למוסד״. אפשר לסמן כמה חניכים יחד, והרשימה והמונים מתעדכנים מיד.
איך משייכים מדריכים וחניכים לקבוצה?
בעמוד הקבוצה מוסיפים מדריך או חניך בקליק, מתוך אנשי הצוות והחניכים שכבר קיימים במערכת. המדריכים מופיעים מתחת לשם הקבוצה בלוח הקבוצות.
איך משבצים חניכים לחדרים?
לכל קבוצה מגדירים בניין, ולכל חדר מספר מיטות. בלשונית השיבוץ גוררים כל חניך לחדר שלו, ורואים את התקדמות השיבוץ, את החניכים שעוד בלי חדר ואת תפוסת המיטות בבניין.
מה רואים בדשבורד של קבוצה?
כמה חניכים יש בקבוצה, מי בחוץ ומי מאחר, כמה משובצים לחדרים, נוכחות ממוצעת ומגמה, דיווחים שמולאו, סיבות היעדרות, יציאות מהמוסד והשתתפות במרכז הלמידה. את הכול אפשר לראות להיום, לשבוע, לחודש או לטווח תאריכים.
איך יודעים שאף חניך לא נשכח?
הדשבורד של כל קבוצה מראה כמה חניכים לא קיבלו שום תיעוד בתיק האישי מעל שלושה שבועות: שיחה אישית, חוות דעת, הערכת חניך או כל תיעוד אחר. המדריכים וההנהלה רואים מי הם, כדי ששום ילד לא ייפול בין הכיסאות וכל אחד יקבל יחס.
אפשר ליצור חלוקה שאינה לפי קבוצות או כיתות?
כן. פותחים לוח חדש ונותנים לו שם, למשל נשארי שבת או יציאה לטיול. הלוח נשאר רק אצל מי שפתח אותו, עד שהוא משתף אותו עם אנשי צוות נוספים.
איך בונים קבוצה של נשארי שבת?
במודול הנוכחות פותחים דרישת דיווח ״צפי נשארי שבת״, והמדריכים מקבלים הודעה למלא אותה. מתוך הדוח יוצרים קבוצה חדשה, והיא נפתחת כלוח חדש במודול הקבוצות, עם כל מי שסומן שהוא נשאר.
מה רואה מדריך זמני?
מדריך שמוגדר זמנית על קבוצה, למשל מדריך תורן בשבת, מקבל הרשאה לדיווחי נוכחות ולהנפקת אישורי יציאה בלבד.
איך מעבירים את החניכים שנה?
מסמנים את החניכים ברשימה ובוחרים ״להעלות שכבת גיל״. כל המסומנים עולים כיתה בפעולה אחת.
מי רואה את המידע, ואיך הוא נשמר?
רק מי שקיבל הרשאה, לפי התפקיד שלו. המידע נשמר בשרתים בישראל, בתשתית הענן של AWS, וכל פעולה מתועדת. Smart Campus מוסמכת לתקני ISO 27001 ו‑ISO 27799.
