מה זה מודול קריאות השירות?
מערכת לדיווח וטיפול בתקלות ובבקשות שירות במוסד. מי שרואה תקלה מדווח עליה מהנייד, הקריאה מגיעה למי שאמור לטפל בה, כל מי שאחראי על המקום רואה אותה, והיא נסגרת כשהמדווח מאשר שהתקלה טופלה.
מי יכול לפתוח קריאה?
כל איש צוות שקיבל הרשאה, מהנייד או מהמחשב. בוחרים דחיפות, מיקום, תחום ומשימה, מוסיפים פירוט ואפשר לצרף תמונה.
איך הקריאה מגיעה לאדם הנכון?
מגדירים מראש תחומי קריאות, משימות בכל תחום, ומי יודע לבצע כל משימה. כשנפתחת קריאה חדשה המערכת משייכת אותה למבצע המתאים, והוא מקבל הודעה עם כל הפרטים. מוסד שמעדיף לשבץ ידנית מכבה את השיוך האוטומטי בהגדרות.
מי רואה כל קריאה?
מי שדיווח, מי שמבצע, האחראי על המיקום והעוקבים שהוגדרו עליו, מנהל האחזקה וההנהלה, כל אחד לפי התפקיד וההרשאות שלו. כך על כל קריאה יש כמה זוגות עיניים, ולא רק המדווח והמבצע.
מה ההבדל בין אחראי לעוקב?
אחראי הוא איש הצוות שהמיקום באחריותו, למשל המדריך של המבנה. הוא מופיע בכל קריאה שנפתחת על המיקום, גם כשמישהו אחר דיווח עליה. עוקב הוא איש צוות נוסף שרואה את הקריאות על אותו מיקום, למשל אם הבית.
אפשר לדרוש אישור לפני שמתחילים לטפל?
כן. לקריאה יש שלושה שלבים: אישור, טיפול וסגירה. בשלב האישור מגדירים מי מאשר את הטיפול. מוסד שלא צריך את השלב הזה מדלג עליו בהגדרות, והקריאה עוברת ישר לטיפול.
איך יודעים שהתקלה באמת טופלה?
המבצע מסמן שסיים וכותב מה בוצע. המדווח מקבל הודעה עם קישור לקריאה, ומאשר שהתקלה טופלה או מסמן שלא ומוסיף הערה.
זה מתאים רק לאחזקה?
לא. המודול מתאים לכל שירות שמחבר בין מי שמדווח למי שמבצע: אחזקה, ניקיון, גינון, מחשוב, תקשורת ועוד. לכל שירות מגדירים תחומים, משימות ומבצעים משלו.
אפשר להדפיס את הקריאות או לייצא אותן?
כן. מסננים את הרשימה לפי סטטוס, דחיפות, מבצע, מדווח, סוג קריאה, מיקום או תאריכים, ומורידים אותה כקובץ אקסל או מדפיסים אותה בפורמט A4.
איך זה מתחבר לשאר המערכת?
המבנים, החדרים ואנשי הצוות מוגדרים במערכת פעם אחת. מספר המיטות בכל חדר מסונכרן עם ניהול הקבוצות, שם משבצים חניכים לחדרים ורואים את תפוסת הבניין, והקריאות הפתוחות מופיעות בדשבורד הראשי של ההנהלה.
מי רואה את המידע, ואיך הוא נשמר?
רק מי שקיבל הרשאה, לפי התפקיד שלו. המידע נשמר בשרתים בישראל, בתשתית הענן של AWS, וכל פעולה מתועדת. Smart Campus מוסמכת לתקני ISO 27001 ו‑ISO 27799.
