המערכת מתאימה למכינה קדם‑צבאית?
כן. מכינה היא מסגרת שבה החניכים גרים במקום, עם צוות מדריכים, לו״ז, יציאות ושבתות, וזה מה שהמערכת מנהלת: נוכחות, קבוצות וחדרים, אישורי יציאה, תיק אישי, תוכנית אישית, שיעורים, אחזקה ודשבורד להנהלה.
אנחנו מכינה קטנה. זה לא גדול עלינו?
לא. בוחרים רק את המודולים שצריך, והמחיר נקבע לפי גודל המכינה והמודולים. מתחילים מתהליך אחד, בדרך כלל הנוכחות, ומרחיבים בהדרגה.
החניכים שלנו בני 18. צריך בקשה מההורים כדי לצאת?
לא. בקשה מההורים היא אפשרות ולא חובה, והמדריך יכול להנפיק אישור יציאה בעצמו, עם יעד ושעת חזרה.
איך מדווחים נוכחות בשבוע שטח או במסע?
מהנייד, לפי תבנית שמגדירים מראש: לפי קבוצה, לפי פעילות או לפי אוטובוס. לכל חניך מסמנים נוכח, מאחר או חסר, ואפשר להוסיף סיבה והערה.
אפשר לתעד שיחות אישיות?
כן. המכינה בונה את טופס השיחה שלה במודול הטפסים, וכל שיחה שמולאה על חניך נשמרת בלשונית התיעוד בתיק שלו.
מה קורה כשמדריך מתחלף באמצע השנה?
התיק נשאר. המדריך החדש מקבל הרשאה לחניכים שלו, ורואה את השיחות, הנוכחות, היציאות והתוכנית האישית שכבר תועדו.
איך יודעים מי נשאר לשבת?
שולחים בקשת דיווח על נשארי שבת, והמדריכים ממלאים אותה. מתוך הדוח אפשר לפתוח קבוצה זמנית לשבת, ולתת למדריך התורן הרשאה לדיווח נוכחות ולאישורי יציאה.
יש לנו כמה שלוחות. אפשר לנהל את כולן במערכת אחת?
כן. מגדירים מבנה ארגוני עם מסגרות, קבוצות, מתקנים ומיקומים, וכל בעל תפקיד מקבל את התצוגה וההרשאות שמתאימות לו.
גם השיעורים והמרצים מנוהלים במערכת?
כן. פותחים שיעורים חד‑פעמיים או קבועים ומשבצים חניכים. החניכים מקבלים את הלו״ז יום קודם, ותזכורת לפני השיעור. המרצה מדווח נוכחות, והשעות שלו מסתכמות לדוח שכר.
איך מתחילים, ואיזה ליווי מקבלים?
מתחילים מתהליך אחד, בפיילוט של קבוצה אחת, ומרחיבים בהדרגה. התהליך כולל ליווי, הדרכות ותמיכה שוטפת, ואפשר לייבא נתונים קיימים.
באילו שפות ובאילו מכשירים המערכת עובדת?
בעברית, באנגלית וברוסית, בדפדפן ובאפליקציה ל‑iOS ולאנדרואיד.
איפה המידע נשמר?
בשרתים בישראל, בתשתית הענן של AWS. Smart Campus מוסמכת לתקני ISO 27001 ו‑ISO 27799, והיא ספק מורשה של משרד החינוך.
