מה זה מודול הטפסים והשאלונים?
הכלי שבו המוסד בונה את הטפסים שלו: שיחה אישית, קשר עם הורים, חוות דעת, אירוע חריג, סקר שביעות רצון, שאלון לצוות ועוד. הטופס נשלח לקהל שבחרתם, התשובות מסוכמות בדשבורד, וכל טופס שמולא נשמר בתיק החניך או בתיק העובד.
איך בונים טופס חדש?
בשלושה שלבים. בוחרים אם ליצור באמצעות AI, מתיאור קצר במילים שלכם, או לבנות ידנית. נותנים לטופס שם ותיאור ומוסיפים שאלות. בסוף קובעים קהל, הרשאות ומועד אחרון.
אילו סוגי שדות אפשר להוסיף לטופס?
12 סוגים: טקסט קצר, טקסט ארוך, תאריך, רשימה נפתחת, בחירה אחת, בחירה מרובה, סולם 1 עד 10, דירוג כוכבים, העלאת מסמך, שליחת התראה, בחירת חניך ובחירת איש צוות. כל שאלה אפשר לסמן כשאלת חובה.
מי יכול למלא טופס?
יש שלוש אפשרויות: החניך ממלא בעצמו, איש צוות ממלא על חניך, או איש צוות ממלא טופס שמיועד לצוות. את זה קובעים כשבונים את הטופס.
איפה נשמר טופס שמולא?
טופס שמולא על חניך, או שהחניך מילא בעצמו, נשמר בלשונית התיעוד בתיק החניך. טופס שמיועד לצוות נשמר בתיק העובד של מי שמילא אותו. אין צורך לתייק דבר ידנית.
אפשר להגדיר טופס שחוזר כל שבוע?
כן. בהגדרת המחזוריות בוחרים ימים בשבוע, כל כמה שבועות ועד איזה תאריך, והטופס נדרש למילוי מחדש בכל פעם.
מה קורה כשמגישים אחרי המועד האחרון?
אתם מחליטים. אפשר לקבל הגשה מאוחרת, והיא תסומן כאיחור, או לחסום הגשה אחרי המועד. כשהמועד מתקרב, המערכת שולחת התראה.
מי רואה את הטופס ואת התשובות?
רק מי שקיבל הרשאה. לכל טופס קובעים בנפרד מי מהצוות רשאי לצפות בו ומי רשאי לערוך אותו: כל אנשי הצוות, או אנשי צוות נבחרים.
איך רואים את התוצאות?
בדשבורד הטפסים רואים כמה טפסים מולאו מול היעד ואילו טפסים מובילים. לכל טופס יש טבלת תגובות ודשבורד שמציג את התפלגות התשובות לכל שאלה. את התגובות מייצאים לאקסל או ל‑PDF.
אפשר לשנות טופס אחרי שנשלח?
כן. טופס קיים אפשר לערוך: להוסיף שאלות, לשנות את הסדר ולעדכן קהל, הרשאות ומועד. אפשר גם להשבית טופס, והוא לא יוצג למשתמשים עד שתפעילו אותו שוב.
יש לנו טפסים על נייר ובקבצים. מה עושים איתם?
בונים אותם במערכת פעם אחת. מתארים ל‑AI את הטופס הקיים, או מוסיפים את השאלות ידנית, ומאותו רגע ממלאים אותו מהטלפון או מהמחשב.
איפה המידע נשמר?
בשרתים בישראל, בתשתית הענן של AWS. Smart Campus מוסמכת לתקני ISO 27001 ו‑ISO 27799.
