Что такое модуль заявок?
Система для сообщений о неисправностях и сервисных обращений в учреждении. Тот, кто заметил поломку, сообщает о ней с телефона, заявка попадает к тому, кто должен ею заняться, её видят все, кто отвечает за это место, и она закрывается, когда заявитель подтверждает, что поломка устранена.
Кто может открыть заявку?
Любой сотрудник с доступом, с телефона или компьютера. Выбираете срочность, место, категорию и задачу, добавляете описание и при желании прикладываете фото.
Как заявка попадает к нужному человеку?
Заранее задаются категории заявок, задачи в каждой категории и те, кто умеет выполнять каждую задачу. Когда открывается новая заявка, система назначает подходящего исполнителя, и он получает уведомление со всеми подробностями. Учреждение, которое предпочитает назначать вручную, отключает автоназначение в настройках.
Кто видит каждую заявку?
Заявитель, исполнитель, ответственный за помещение и назначенные наблюдатели, руководитель техслужбы и руководство, каждый в рамках своей роли и прав. Так за каждой заявкой следят несколько пар глаз, а не только заявитель и исполнитель.
Чем ответственный отличается от наблюдателя?
Ответственный: сотрудник, который отвечает за помещение, например воспитатель корпуса. Он указан в каждой заявке по этому помещению, даже если сообщил кто‑то другой. Наблюдатель: ещё один сотрудник, который видит заявки по тому же помещению, например хозяйка корпуса.
Можно ли требовать одобрения до начала работы?
Да. У заявки три этапа: одобрение, работа и закрытие. На этапе одобрения вы указываете, кто разрешает работу. Учреждение, которому этот этап не нужен, пропускает его в настройках, и заявка сразу уходит в работу.
Как понять, что поломку действительно устранили?
Исполнитель отмечает, что закончил, и пишет, что сделано. Заявитель получает уведомление со ссылкой на заявку и подтверждает, что поломка устранена, или отмечает, что нет, и добавляет комментарий.
Это только для техобслуживания?
Нет. Модуль подходит для любой службы, где один сообщает, а другой выполняет: техобслуживание, уборка, озеленение, ИТ, связь и не только. Для каждой службы задаются свои категории, задачи и исполнители.
Можно ли распечатать заявки или выгрузить их?
Да. Отфильтруйте список по статусу, срочности, исполнителю, заявителю, типу заявки, месту или датам и скачайте его как файл Excel или распечатайте в формате A4.
Как это связано с остальной системой?
Корпуса, комнаты и сотрудники заводятся в системе один раз. Число кроватей в каждой комнате синхронизировано с управлением группами, где воспитанников размещают по комнатам и видят заполненность корпуса, а открытые заявки отображаются на панели руководства.
Кто видит информацию и как она хранится?
Только те, у кого есть доступ по роли. Данные хранятся в Израиле на AWS, и каждое действие записывается в журнал. Smart Campus сертифицирована по ISO 27001 и ISO 27799.
