Документирование 4 мин чтения Обновлено в октябре 2026
Как написать отчёт о происшествии
Отчёт о происшествии читают после события, иногда через несколько недель, люди, которых там не было: директор, родитель, специалист. Что в нём написано, то они и поймут. Гайд предлагает постоянную структуру, которая подходит для большинства случаев, и показывает разницу между отчётом, который помогает, и отчётом, который всё усложняет.
1. Когда писать и кто пишет
Пишет тот, кто был на месте или обнаружил происшествие, по возможности в ту же смену. Отчёт, написанный на следующий день по памяти, теряет время, имена и детали и наполняется интерпретациями.
- Пишут, когда происшествие закончилось или ситуация стабильна, а не в процессе.
- Если участвовали несколько сотрудников, каждый пишет то, что видел и делал.
- Если происшествие требует немедленно сообщить старшему или другим органам, сначала сообщают, а отчёт пишут потом.
2. Постоянная структура из шести частей
Когда у всех отчётов одна структура, их легко писать и ещё легче читать. Эта структура подходит для большинства случаев: травма, драка, отсутствие, порча имущества, опасное поведение.
| Часть | Что писать |
|---|
| Когда и где | Дата, время как можно точнее, место. |
| Кто | Кто участвовал, кто присутствовал и кто пишет отчёт. |
| Что произошло | Последовательность событий в хронологическом порядке, только факты. |
| Что сделано | Действия сотрудников со временем: осмотр, помощь, разделение, разговор. |
| Кому сообщили | Кому, когда и как сообщили: старшему, родителям, другим органам. |
| Что дальше | Следующие шаги, ответственный и срок. |
3. Факты, а не интерпретации
Самое важное правило: пишут то, что видели и слышали, а не то, что, по вашему мнению, произошло и почему. Интерпретация в отчёте становится фактом для того, кто прочитает его позже.
| Вместо | Пишут |
|---|
| «Он был злой и агрессивный» | «Он кричал, бросил стул в сторону стены и не реагировал на просьбу остановиться» |
| «Она опять создала проблемы» | «Она вышла из комнаты после отбоя, в 23:10» |
| «Похоже, он соврал» | «Он сказал, что был в комнате. Воспитатель на этаже не видел его там в 22:30» |
| «Помощь оказали нормально» | «Воспитанника осмотрели в медпункте в 14:20, в 14:45 он вернулся на урок» |
Если важна цитата, её пишут как цитату, в кавычках. Если что-то неизвестно, пишут «неизвестно», а не додумывают.
4. Хороший отчёт рядом со слабым
Одно и то же происшествие, два способа его описать:
Слабый отчёт
ШаблонВ столовой был беспорядок. Несколько воспитанников подрались, Идо как обычно был в центре. Мы их разняли, всё успокоилось. Надо за ним присмотреть.
Хороший отчёт
ШаблонКогда и где: 13.10, 13:15, столовая.
Кто: Идо Саги и Давид Фридман. Присутствовали: воспитатели Ротем и Гиль. Пишет: Ротем.
Что произошло: в 13:15 Идо и Давид громко спорили у стола 4. Давид толкнул Идо, Идо толкнул в ответ. Никто не упал.
Что сделано: 13:16 Гиль их разнял. 13:20 разговор с каждым отдельно. Травм нет.
Кому сообщили: руководителю интерната в 13:40 по телефону. Родителям обоих сообщили в 17:00.
Что дальше: совместный разговор с обоими завтра в 16:00. Ответственная: Ротем.
5. После того как отчёт написан
Отчёт, который написали и забыли, мало что стоит. После каждого происшествия стоит убедиться в трёх вещах:
- Отчёт есть в личном деле каждого участника, а не только у того, кто его написал.
- Следующие шаги записаны как задачи с ответственным и сроком, и кто-то проверяет, что они выполнены.
- Когда такие происшествия повторяются, их поднимают на совещании, чтобы понять, нужно ли менять процедуру.
Частые ошибки
- Отчёт, написанный через несколько дней по памяти.
- Ярлыки вроде «агрессивный», «как обычно» или «проблемный» вместо того, что произошло на самом деле.
- Нет времени, особенно времени происшествия и времени сообщения старшему.
- Отчёт, в котором не указано, кому и когда сообщили.
- Следующие шаги без ответственного или без проверки выполнения.
Хотите увидеть, как событие записывают один раз и оно попадает в личное дело, к старшему и к руководству? Покажем на вашем учреждении.
